5月12日微軟公司發布了Office 97中文版,這是一套集辦公應用和網絡技術于一體的產
品,使用戶能夠以更新和更好的方式完成工作。本文將從Office 97的設計目標這一角度向廣
大讀者詳細介紹該產品的新特性。Office 97的設計目標體現在以下四個方面:可用性和集成
度;通信和協作能力;對系統集成及定制的解決方案的支持;擴展Office價值功能。
可用性和集成度
Office 97的一個開發目標是使不同熟練程度的用戶能夠更容易、更方便地應用軟件的
各項功能,使用戶界面更加友好,更好地集成各個Office應用功能。
Office 97可用性設計體現在以下四個方面:
1、IntelliSense技術
在Office 97中,IntelliSense(智能感知)技術在整個套件中進行了改進和擴展。Intel
liSense技術能夠自動修正常規任務,簡化復雜任務,它能理解用戶操作的內容,識別用戶的意
圖,并自動生成修正的結果。用戶因此可從中使用更多的功能。以下是IntelliSense技術的
一些新特征:
Grammar Checker(語法檢查器) ?？尚φZ法錯誤。
Formula AutoCorrect(公式自動校對)。Excel 97可自動校對15個常見公式錯誤,如少了
一個括號或兩個運算子在一起等,可使用戶節省時間,減少麻煩。
Auto Web Link(自動聯網)。 自動識別前綴http://,并創建和形成一個超級鏈接。
Expand Slide(擴展幻燈) 。在PowerPoint 97中一個鼠標點擊,Expand Slide即通過閱
讀外框水平線和智能分析可把那些尚在運行中的(在幻燈片下面的關閉的)幻燈片分解成各自
獨立的幻燈片。
Table Analyzer Wizard(表格分析器向導)。 該向導向Access 用戶建議一種最好的方
式,在一個相關的數據庫中組織數據。
Statement Builder(注釋創建器)。 使用注釋創建器,可使程序員更易于編寫代碼,開發
者可單步調試函數的參數,而不需記住每個參數的屬性。
2、改進的用戶幫助
Office 97中用戶幫助的目的是使用戶從產品中得到更多的幫助,更為自立。Answer Wi
zard(解答向導)Answer Wizard為用戶提供了一種自然而有效的手段,用他們自己的語言詢問
軟件問題。Office Assistant(Office助手)是一個擬人的幫手,它允許用戶以更自然的方式
與Office交流。Assistant功能體現在三個基本方面:
幫助核心源。Office用戶可從各種方式得到幫助-Help菜單、向導、Tip Wizard(提示向
導)等等?，F在Assistant統一了這些方式,用一個核心源提供產品信息和幫助。它被集成到
向導功能,提供提示和建議,用戶由此可在每一次應用中得到功能特征的完整使用說明。
個人化建議。Assistant預見用戶的需求,提供如何更有效更快捷地完成任務的建議。它
跟蹤用戶最近的操作并作出適當的建議。Assistant還能適應和了解用戶,因此幫助能針對個
人。例如:一旦用戶在一次作業中掌握了某特定的操作,Assistant會不再提示這方面的幫助
。
靈活和可定制。Assistant由用戶選擇,并完全是定制的。例如,Assistant會移動以免擋
住對話框或用戶工作區域,會把屏幕留給深度空間的操作。并且,如果Assistant五分鐘內未
被使用,它將縮至最小狀態。
3、主流的用戶接口
Office 97通過以下方法簡化了用戶接口:
命令條。這是Office 97中的一個新設計。命令條把菜單和工具條結合成一個部件,在所
有Office應用中共享。它有一個清析的外貌,可完全定制,提供用戶簡單方法使用功能。用戶
可在每一次應用中建立自己的、最常用的命令條。菜單和命令條的組合,加上一套Office應
用中共享的代碼,使系統在應用中實現高度統一。
分離菜單(Tear-off menus)。分離菜單使用戶可以用漂浮的工具條定制他們的桌面。菜
單上的新按鈕可直接放在桌面上,使用戶易于得到頻繁使用的工具。
4、IntelliMouse定位
IntelliMouse(智能鼠標)是一種具有智能技術的鼠標,它和通常的微軟鼠標相似,但在兩
個按鈕間裝上了一個輪(wheel),用戶用這個輪可以在Office 97應用中放大和卷進至微軟In
ternet Explorer 3.0和Windows 95的任務中。輪的功能是依賴任務的,但在所有Office套件
中都可應用。IntelliMouse用以下功能使定位Office文件更快更容易:
卷滾。卷滾功能允許用戶豎直和水平跳過大文件。
放大。放大控制功能簡化了大文件的屏上定位。用戶很容易在屏幕上縮小和放大一個文
件的尺寸,快速對準某一信息。
Office 97集成性設計體現在以下幾個方面:
1、Outlook
Outlook是一個桌面信息管理應用程序,幫助用戶從桌面一個位置上組織和使用信息,包
括電子郵件(e-mail)、日歷、任務、任務書和文件等。其關鍵的幾個功能如下:
·地址簿集成。地址簿由Outlook和Word 97共享,使郵件合并簡單化。
·任務鏈接。用戶可在任何Office應用中建立Outlook任務。Outlook自動跟蹤新任務并
更新任務管理器。
·日志(Journal)。Outlook Journal通過自動跟蹤每個用戶的信息使回找信息更容易。
這使用戶可通過時間順序而不是文件位置找到文件。Outlook Journal自動記錄諸如e-mail
、會議、傳真和對話等通訊活動。
2、新的共享組件
Office 97提供更廣泛的代碼共享,使應用更加一致。下面是Office 97中共享組件中的
一些:
·Office Art 。Office Art是Office 97中一個新的作圖工具,可產生準專業的圖形。
它具有可調整的AutoShapes(自動成型)和Special Effects(特殊效果)。Office Art對象還
包括到其他Office文件或在Internet某一地址上的超級鏈接。Office Art在Office應用中可
以共享。
·命令條。新的命令條(本文前面所述)提供了一個簡化的用戶接口,為Office用戶增加
了靈活性。例如,當用戶同時打開三個Office應用軟件時,只有一個命令條為應用軟件所共用
,而不是在RAM中保留三個獨立的命令條。
·Visual Basic for Applications。Visual Basic for Applications現在在所有Off
ice 97應用中適用。單一的程序語言使開發者在多重應用中更容易學習和再使用代碼。
·Clip Gallery Live(實時剪裁圖片庫)。它是在WWW上的Office的資源。用戶可下載約
2,000幅其他剪裁藝術圖片、照片、背景、聲音和視頻文件。
3、擴展的DocObject技術
Office 97擴展了DocObject技術,如允許激活兩個應用程序并同時運行。下面簡要介紹
幾個方面:
·與Internet Explorer完美集成。
·增強的Office Binder(Office 活頁夾)。它使用戶很容易地從大量不同類型的文件中
收集、打印或分發到一個單一的叫binder的文件上。
Word Mail。它允許用戶使用功能豐富的文本編輯器和Word的功能作為e-mail的編輯器
,用戶可使用Word的所有功能,包括語法檢查、自動校正、拼寫和多重撤銷等。
通信和協作能力
Office 97把網絡功能與Office豐富的應用軟件集成在一起,在Internet上和Intranet之
間共享信息和良好協作。在Office 97中,用戶可以創建Web內容并以屏幕、在線或打印等多
種方式發布。Office 97的Intranet和Internet功能體現在以下幾個方面:
1、增強的網絡技術
Office 97為用戶提供了一整套工具創建、管理和分享Internet和Intranet的信息,把網
絡里的概念(如頁和超級鏈接圖形)合并到每一個應用軟件中,使Internet和公司Intranet的
共享信息成為用戶日常工作中的組成部分,為搜索信息、發布文件和與他人合作等提供了有
效工具,如:
·搜尋。Find Fast(快速尋找)技術允許用戶在協作網上或個人計算機(PC)上對Office
文件和HTML文件實施全文本搜尋。
·超級鏈接。在Office 97中,用戶可創建鏈接到其他任何Office文件或網點的多信息文
件,用幾次鼠標鍵即可方便地從一個文件轉到另一個文件或Internet上。
·網絡工具條。Office 97應用軟件(Outlook除外)中新的網絡工具條給用戶提供了桌面
應用與網絡相似的瀏覽功能。例如,用戶在公司的Intranet和Internet上可使用Back和Forw
ard按鈕在文件間移動。
2、Internet上易用的應用軟件
用戶可使用Office 97中一系列內置的工具向公司的intranet或Internet方便快捷地發
布內容。比如:
·網絡上的Office文件。所有Office文件都可從應用軟件上定位到一個網點上。使用S
ave As對話框(File菜單),用戶可把文件存在一個FTP節點上。
·Outlook的Internet e-mail。Outlook是一個完全的MAPI客戶軟件,它可和所有的
MAPI e-mail系統一起使用,包括MS Exchange Server、MS Mail Server、MIME、POP3/SMTP
和MSN。用戶可在任何時間、任何地點向任何人發出e-mail。
·Access Publish to Web Wizard。用戶可以使用Access 97的Publish to Web Wizar
d發布數據庫信息到當時創建的交互網頁上,并在網頁上動態地查詢、更新或增加信息。
·PowerPoint的ActiveX動畫播放器。用PowerPoint的動畫播放器和PowerPoint 97,用
戶可在HTML頁上播放具有所有多媒體效果的PowerPoint簡報。
·另存為HTML文件。用戶可把任何Office文件轉換為HTML文件。例如,Word 97文件可自
動轉換成HTML,顯示成一個用于Internet上或公司Intranet上的具有格式、背景圖案和圖形
的多媒體文件。
·Office 瀏覽器。Office 97瀏覽器針對Excel、 PowerPoint和Word,允許每個人瀏覽
用這些軟件創建的文件,不管用戶是否有這些應用軟件。
·HTML onthe-fly轉換器。這些轉換器允許用戶以Office格式發布內容到網絡服務器上
。當Office 97用戶點中Word或Excel頁,這些頁面以Office初始文件格式(使用Active Docu
ment支持)出現在瀏覽器窗口內。
另外,當Office 97不存在時(例如,在一臺Unix機器上),ISAPI轉換過濾器把文件轉換成
HTML以便用戶可在瀏覽器中查看內容。若服務器的文件有改變,過濾器更新HTML轉換。管理
者可遠程設置ISAPI過濾器。
用戶也可用Office 97在公司Intranet或Internet上快捷地得到信息,包括:
·Excel Web Queries(網絡查詢)。在Excel 97中,用戶可直接從Internet或Intranet頁
面上把信息拖至一個工作簿上。
·Access Links to HTML Tables(HTML表的Access鏈接)。使用戶把HTML表和一頁網絡
頁面連接起來,從而把網絡上豐富和及時的數據合并到應用軟件中。
Office 97 中的FrontPage提供了整套寫作和管理工具,使用戶能夠輕松容易地產生和管
理Internet或Intranet網點,并可與Office 97集成。
3、交互式協作工具
隨著企業用戶開始利用Intranet交流和分享信息,有效協作的工具變得愈加重要,Offic
e 97的應用軟件提供了協同工作的工具。包括:
Outlook 97
Outlook97具有內置的協作工具,可以進行信息處理和小組時間安排,可以和MS Exchang
e Server集成。例如:
·Groupware applications(組件應用軟件)。用戶可通過創建一個Outlook項來建立自
己的組件應用軟件(例如,一個日歷),然后把它放在Exchanger Server的公共文件夾上。
·Outlook Forms(Outlook表單) 。Outlook含有表格設計環境,用戶可創建復雜的組件
應用軟件和定制的表格。
Word 97
Word最早的一個設計目標就是引入能使用戶在桌面、Intranet、Internet上協調工作和
共享信息的功能。Word 97為此目標增加了幾項功能,包括:
·文件版本標注。文件版本標注使用戶可跟蹤一個文件的所有改動——即使來自不同作
者。所有版本信息存在一個文件里,所以用戶不需要保留和查找文件的多重副本。
·現場注釋(inplace comments)。用戶可在一個Word文件中加入注釋而不會破壞原始內
容?，F場注釋使查看變得簡單——只需把鼠標移到加亮的文本上,注釋就象屏幕提示一樣自
動出現在另一個彈出的窗口里。
Excel 97
Excel 97包括了在線信息發布和工作組能力,如:
·共享工作簿。多用戶在一個網絡上同時工作在同一個微軟Excel工作簿上,實現靈活方
便的共享。
·變動跟蹤(Track changes)。有變動時,變動跟蹤改變單元格邊框顏色代碼并標注。這
使用戶可以參看工作簿上的每一個變動,并從每個單元格的不同注釋中選擇其一。
·合并工作簿。為方便數據合并,用戶可一個工作簿的多重副本合并為一個文件。
Access 97
Access 97吸取了Intranet和Internet的圖表移動功能,如:
·增強的數據庫拆分。開發者可快捷地從用戶接口部件上拆分一個使用數據,使多用戶
的客戶/服務器應用開發更為快捷。
·Internet復制。用戶總能使人和信息日新。Microsoft Access Replication同步更新
來自公司內不同小組的數據或通過Internet的不同地理點的數據。
PowerPoint 97
·注釋。PowerPoint用戶建立的簡報的百分之五十八將呈報同仁或經理。使用新的注釋
功能,批閱者可在每張幻燈片上加上自己的批語。批語分開顯示,可打開或關閉。
·幻燈片搜索。 用戶可從硬盤或公司網絡上的任何現存的PowerPoint簡報上快捷找到
和使用幻燈片?；脽羝上髣摻ㄒ粯蛹拥揭环菪碌暮唸笊?。
對系統集成及定制的解決方案的支持
Office的設計不僅為最終用戶提供了產品應用軟件,也為提出定制商業問題的解決方案
提供了開發的平臺。通過可編程對象(代表某項特定軟件功能的代碼)實現應用目標,以及一
個高級的編程環境(Visual Basic for Application)和對自動化的支持(以前的OLE自動化)
,Office 97使用戶能夠有效地建立定制問題的解決方案。在Office 4.x的開發基礎上,Offi
ce 97中有三方面改進:
1、改進的編程能力(Visual Basic for Application)
Visual Basic for Application Version 5.0是一個共享的開發環境,包括Visual Bas
ic for Application語言引擎編譯器(language enginecompiler)、一個編輯器(可語法檢查
)和調試工具。Office 97在開發空間作了以下改進:
·對Visual Basic for Application更多的支持。Office 97的所有語言軟件支持Visu
al Basic for Application,使開發者能夠使用每一個Office產品提出定制的解決方案并應
用在整個工作中。而且,開發者可使用標準工具獲得Office和第三方軟件產品的功能,建立起
統一的垂直商務解決方案。
·集成化開發環境。Visual Basic for Applications 5.0的集成化開發環境對Office
開發者是一個新的環境。最重要的增加內容是Visual Basic Editor(VBE),它存在于主應用
窗之外,但保留在與主應用相同的內存空間里。這使用戶可同時在VBE里寫代碼并在Office主
應用里查看編程的結果。VBE還提供跟蹤項目,調試代碼和瀏覽對象模式的增強型工具。新的
IntelliSense給開發者提供即時句法參考和對象模式幫助以減少編程時間。
·對ActiveX控件的支持。程序員可以直接把ActiveX控件(以前的OLE控件)嵌入到Offi
ce 97文件和表中。ActiveX控件是預先建立的可重復使用的軟件塊,開發者能很容易把豐富
的交互能力添加到他們的Office方案中。
·表單(Forms)。表單是由Visual Basic提供的新的表單工具。微軟表允許用戶在微軟
Excel 97, PowerPoint 97和Word 97中建立大量的表單和定制的對話窗。
2、新的改進型對象模式
Office 97加強了新的更統一的對象模式,它表現在:
·更統一的對象模式。Office 97提供了更統一的對象模式和工具,如在每個應用中有同
樣的代碼和總體結構,并在不同的Office應用中使用。在Office 97中,百分之50以上的對象
是通用的,增加了代碼的可再用性。
·新的對象模式。在Office 97中引入了一些新的對象模式,提供了更多的功能。例如,
擴展的Outlook對象模式允許開發者用Office應用中的Visual Basic代碼或其他開發工具建
立,更新和刪除Outlook文件夾和文件項。對命令條、超級鏈接、Office Art和Assistant也
有新的對象模式提供。
3、建立相關方案的工具
Office 97功能和技術與intranet和Internet環境很好地集成在一起,增強了發布數據的
能力和靈活性。比如:
·Office網絡方案。Office 97的新的網絡功能(包括完全超級鏈接和搜索能力)可通過
調用定制建立方案的對象模式庫來使用。開發者可利用Internet的所有優點建立有力的方案
,同時具有內部網絡的安全性。例如,利用定制建立的intranet方案,IS管理者可在一個服務
器上定義網絡搜索范圍,控制哪些文件可被調出,哪些用戶可以調用。
·Jet Enhancement。Office包括一個叫Jet的數據庫引擎(engine),允許用戶建立和使
用一個Office方案時操作公司數據庫的所有數據。Jet數據庫引擎3.5版本現提供內部和通過
Internet的部分數據復制,為遠程用戶同步更新和修正數據。
·數據Access對象(DAO)和ODBC Direct 。DAO是一個開發者可用來建立數據獲取方案的
對象模式。DAO 3.5引入了一個新的客戶/服務器連接模式,叫做ODBC Direct,它能直接從服
務器方獲取一個ODBC兼容的數據庫,而不用把微軟Jet數據庫引擎裝入內存。
·通用客戶。Office支持公共工業標準,使很多公司可在一個企業系統內使用Office作
為通用客戶。Office 97支持許多標準,包括ODBC、ActiveX、SGML、ODMA、Notes/FX 1.1、
NotesFlow、MAPI、VIM、TAPI、HTML、SNA和AS400。
·開發者版本(Office Developer's Edition,) 。該版本可使開發者更輕松地建立基于
Office的定制商務方案。
擴展Office價值功能
為簡化軟件管理和方便版本轉換,Office 97直接把下列的新功能和增強技術植入了產品
中:
1、更靈活的設置
Office提供了大量的設置選項以支持更廣泛的用戶群。提供有:
·增強的網絡安裝向導。它提供并增強了安裝靈活性,使安裝過程更容易更直觀。例如
,系統管理者現在可以遠程建立一個常用設置表,使用戶把選擇的軟件組件安裝到硬盤上,或
從服務器上運行軟件。
·Office升級向導。使系統管理者或最終用戶很容易從硬盤中移去以前版本的Office軟
件。升級向導建立在產品中,提供了大量選項,管理者可遠程設置選項。
·多重設置選項。Office 97可從服務器,CD-ROM或軟盤上安裝。IS專家還可決定安裝哪
些Office組件。
2、企業技術集成
Office 97提供了大量的相關工具以管理用戶的桌面,給管理員對軟件安裝過程以更大的
控制。如:
·系統政策(system policies)。系統政策使管理者決定用戶桌面的操作系統和使用的
常規(custom)環境。
·系統管理服務器。這是BackOffice產品系列之一,它提供了硬件和軟件清單、軟件分
配和對最終用戶桌面的遠程管理。
3、文件格式兼容性
Office 97在文件格式設計上取得重大進展,為轉換器留下了良好基礎,以后文件格式在
產品換代時只需很小的改動。其功能包括:
·網絡文件轉換器。文件轉換器現在可存于共享的網絡位置,方便用戶在硬盤上安裝了
Office。
·默認存盤選項。網絡管理者可要求用戶用特殊的文件格式存儲文件。多數大型企業并
不同時升級所有用戶,這一功能提供了有效的臨時措施使用戶分享在多重版本下建立的文件
。Access、Excel、PowerPoint和Word支持這一功能。
·批文件轉換。Office 97包括一個批文件轉換器,使管理者可把單個應用軟件支持的任
何給定格式的文件的整個目錄變換到其他任何支持的格式。
·瀏覽器(IE)。瀏覽器(IE)使Office以前版本的用戶(包括沒有安裝Office的用戶)查看
任何Office 97中創建的打印文件。
4、其他支持資源
Office 97為用戶提供了大量其他資源,包括Office Developer Support信息、培訓和工
具、針對管理者和專家的資源包。此外還包括提供微軟最好的產品支持、建立合作伙伴隊伍
等措施。
Office 97 中文版的下載地址:
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